Damit die Mitarbeiter/innen auch von zu Hause arbeiten können, haben wir hier die wichtigsten Informationen zusammengetragen, um im Home Office arbeiten zu können.
Der IT Arbeitsplatz im Home Office
Wer darf von zu Hause arbeiten?
Welche/r Mitarbeiter/in Zugriff von zu Hause auf die Systeme der HWR Berlin erhalten darf, entscheidet die/der Fachvorgesetzte. Die entsprechenden berechtigten Mitarbeiter/innen werden durch die Vorgesetzten an die IT Abteilung gemeldet. Die IT Abteilung nimmt mit Ihnen Kontakt auf.
Erhalte ich Hardware für die Arbeit im Home Office?
Die Mitarbeiter/innen, die Hardware für die Arbeit im Home Office erhalten sollten, wurden der IT durch die/den Fachvorgesetzten gemeldet.
Kann ich auch mit meinem privaten Rechner im Home Office arbeiten?
Es ist möglich, auch über den privaten PC im Home Office zu arbeiten. Auch hier muss die/der Fachvorgesetzte, die entsprechende Information an die IT Abteilung weiter geben. Um im Home Office mit dem privaten PC zu arbeiten, müssen folgende Bedingungen erfüllt sein:
- aktuelles und gepachtes Betriebssystem
- Internetzugang (über WLAN oder LAN)
- Installation des VPN Clients
- Aufbau der VPN Verbindung
- HWR Mitarbeiter Account
Brauche ich eine Netzwerkverbindung bzw. Zugang zum Internet?
Ja, um auf die Systeme der HWR Berlin zugreifen zu können, muss der PC (Notebook), der genutzt wird, über LAN oder WLAN mit dem Internet verbunden sein..
Wozu benötige ich die VPN Verbindung?
Um auf interne Dienste oder Systeme der HWR Berlin zugreifen zu können, ist vorab der Aufbau einer VPN-Verbindung erforderlich. Dafür benötigt wird der Watchguard VPN-Client. Alternativ ist auch der Open VPN Client möglich. Alle mobilen HWR Geräte verfügen standardmäßig über den erforderlich VPN Client. Weitere Informationen zur Installation und Nutzung des VPN Clients erhalten Sie hier.
Wer erhält den Zugriff auf die Terminalserver?
Zugriff auf die Terminalserver erhalten die Mitarbeiter/innen, die durch ihre Fachvorgesetzten an die IT gemeldet wurden.
Wozu dient der Terminalserver?
Auf dem Terminalserver können Sie die gesamte Zeit arbeiten. Sie können über den Terminalserver auf Ihre Laufwerke zugreifen, mit allen Office Produkten arbeiten, Ihr Outlook nutzen und auf entsprechende Fachanwendungen zu greifen. Wir empfehlen Ihnen, die gesamte Zeit auf dem Terminalserver zu arbeiten, damit auch Unterbrechungen der Netzwerkverbindung oder des VPN Clients keine negativen Auswirkungen auf Ihre Arbeit haben.
Wie komme ich auf den Terminalserver?
Den Zugang zum Terminalserver erreichen Sie über eine Remotedesktopverbindung. Hier finden Sie die Information zum Zugriff auf den Terminalserver. Sie erhalten eine Arbeitsumgebung, in der Sie mit dem Office arbeiten können, Ihre Laufwerke zur Verfügung stehen und Outlook genutzt werden
Mitarbeiter/innen des Facility Management, der Finanz- und Personalverwaltung?
Die HIS-Programme FSV, SVA und KBS finden Sie auf einem gesonderten Terminalserver. Hier finden Sie die Informationen zum Zugriff auf den Terminalserver. Sie können über diesen Terminalserver auch die gewohnten Office-Programme, Ihre Laufwerke und Outlook nutzen.
Funktionieren die Fachanwendungen im Home Office anders?
Nein, die Fachanwendungen, die Sie im Home Office nutzen dürfen, stehen so zur Verfügung, wie Sie es auch von der Arbeit im Büro kennen.
Kann ich auch Allris für die Gremiensachbearbeitung nutzen?
Ja, die Arbeit im Allris Basis Client und in der Webanwendung für Gremiensachbearbeiter (https://gremieninfo.hwr-berlin.de/ai) ist ebenfalls über einen Terminalserver möglich. Sollten Sie noch keine Informationen dazu erhalten haben, wenden Sie sich an den Allris Support, unter allris-support(at)hwr-berlin.de. Die Dokumentation für den Zugriff aus dem Home Office finden Sie hier.
Telefonieren im Home Office
Kann ich von zu Hause auch telefonieren?
Es ist möglich, auch aus dem Home Office zu telefonieren. Dafür ist der sogenannte Avaya Client erforderlich und eine entsprechende Lizenz. Wer aus dem Home Office darüber telefonieren soll, oder darf, entscheidet wieder die/der Fachvorgesetzte. Die Lizenzen sind begrenzt.
Kann ich meine dienstliche Telefonnummer weiterleiten?
Ja, es ist möglich, die Rufnummer weiterzuleiten. Informationen dazu finden sich hier. Nutzen Sie die Weiterleitung derzeit bitte nur, wenn es dringend erforderlich ist. Wir haben nur eine begrenzte Anzahl von Telefonleitungen, die durch eine Weiterleitung doppelt genutzt werden.
Kann es Probleme mit der Weiterleitung geben?
Ja, die Weiterleitung belegt im Fall eines Anrufes zwei Telefonleitungen – eine, die den Anruf der HWR Nummer annimmt und eine Zweite, die den Anruf durch die Weiterleitung an die entsprechende Nummer übergibt. Da wir nur eine bestimmte Anzahl von Telefonleitungen haben, kann es passieren, dass die eingehenden Anrufe, die alle weitergeleitet werden, die Telefonleitungen komplett aus bzw. überlasten. Darum bitten wir darum, gründlich zu überlegen, ob eine Weiterleitung erforderlich ist.
E-Mail im Home Office
Wie kann ich meine E-Mails von zu Hause abrufen?
- Sie können Ihre E-Mails über Exchange Webmail bearbeiten. Den Dienst erreichen Sie hier. Auch Funktionspostfächer können Sie darüber abrufen. Eine entsprechende Dokumentation dazu finden Sie unter folgendem Link.
- Outlook ist auf den HWR Laptops, die für das Home Office bereitgestellt wurden, installiert und konfiguriert und kann von Ihnen genutzt werden.
- Outlook steht außerdem auf allen Terminalserver zur Verfügung und kann auf dem Terminalserver genutzt werden. Wie Sie Outlook auf dem Terminalserver einrichten, erfahren Sie hier.
- Sie können sich Outlook auf einem privaten Rechner ebenfalls einrichten. Informationen dazu finden Sie hier.
Kommunikation mit anderen Kolleg/innen im Home Office
Welche Möglichkeiten gibt es, mich mit meinen Kolleg/innen während des Home Office auszutauschen?
- Telefonieren – Sie können mit Ihren Kolleg/innen telefonieren. Da die Rufumleitungen unsere verfügbaren Telefonleitungen stark belasten, überlegen Sie bitte, sich in dieser besonderen Situation,wenn möglich, direkt (über die privaten Telefone) anzurufen.
- E-Mail – Sie können mit allen Angehörigen der HWR Berlin wie gehabt per E-Mail kommunizieren.
- Die IT ist derzeit dabei, zusätzliche Dienste für Webkonferenzen zu testen. Sobald diese Dienste zur Verfügung stehen, informieren wir Sie gern darüber.