Informationstechnologie
Hello Cloud
Herzlich Willkommen auf unserer Informationsseite für unseren Cloud-Dienst in der HWR!
Die ursprüngliche Idee entstand daraus, dass man eine einheitliche und sichere Plattform für wissenschaftlichen Datenaustausch, sowohl innerhalb der Hochschule als auch mit externen Kollegen, zur Verfügung stellt. Und bislang waren nur die wissenschaftlichen Mitarbeiter dazu berechtigt, aber das hat sich jetzt geändert.
Ab sofort können alle Mitarbeiter der HWR, Studenten und hauptamtlich Lehrende den Dienst in Anspruch nehmen!
WAS ist Cloud?
Eine Cloud ist ein virtueller Speicher der auf unseren Hochschulservern für unsere Mitarbeiter zur Verfügung gestellt wird. Die darauf freigegeben Verzeichnisse können dann u.A. gemeinsam mit anderen Mitarbeitern bearbeitet werden.
WER darf meine Dateien einsehen oder bearbeiten?
Das entscheidet der User selbst, wer welches Verzeichnis einsehen kann oder sogar freigegebene Dateien bearbeiten darf.
WIEVIEL Speicherplatz steht für mich zur Verfügung?
Auch wenn wir grundsätzlich 25GB als Speicherplatz pro User angeben, müssen wir die Zahl in der Praxis realistischerweise auf ca. 4GB pro User korrigieren.
WARUM brauche ich Cloud?
Dieser Dienst ist ausdrücklich als Alternative zu Dropbox, OneDrive, Googledrive etc. zu verstehen. Alle Ihre Daten liegen auf hochschuleigenen Systemen.
WIE funktioniert Cloud in HWR?
Es ist zwingend erforderlich dass sich der Cloud-Anwender einmalig über den Browser an,- und abmeldet!
Die Anmeldung erfolgt mit ihren HWR-Benutzerdaten auf dieser Seite: https://cloud.hwr-berlin.de
Jetzt müssen Sie sich für eine Zugangsart entscheiden:
_Sie können direkt per Browser arbeiten (Chrome, Firefox): https://cloud.hwr-berlin.de
teilen von Ordnern & Dateien
teilen von Ordnern per Link
_Sie arbeiten doch lieber mit dem Nextcloud Desktop-Client für Windows oder Mac
Anleitung NextCloud Windows
Anleitung NextCloud Mac
_Eine Anbindung per Smartphone-App für Android/IOS ist auch möglich
Google Playstore Apple Appstore
Anleitung NextCloud-App
_Oder Sie greifen per WebDAV-Anbindung zu
Tipps und Handlungsempfehlungen zur sicheren Nutzung
_Wenn Dateien von mehreren Personen hochgeladen werden und diese nicht von anderen Hochladenden eingesehen werden dürfen (z.B. beim Hochladen von Seminararbeiten), dann sollte die Funktion „Dateien ablegen (nur hochladen)“ aktiviert werden.
Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung finden Sie hier!
_Manchmal vergisst der Nutzer (insb. an Externe) vergebene Zugriffsberechtigungen wieder zu deaktivieren. Der geteilte Ordner steht oft auch nach dem eigentlichen Erfordernis noch für Zugriffe offen. Um dem vorzubeugen, sollten geteilte Ordner/Dateien mit einem automatischen Ablaufdatum versehen werden. Hier empfiehlt sich ein Zeitraum von 3 Monaten einzustellen.
_Freigaben für geteilte Ordner und Dateien sollten sparsam vergeben werden. Zugriffsberechtigungen sollten nur Zugriffsberechtigten vergeben werden.
Zum Erteilen einer Cloudfreigabe;
__sollten interne Freigaben ausschließlich über das Adressverzeichnis vergeben werden. Dies erhebliche Sicherheitsvorteile, da die geteilten Ordner nicht für jeden aus dem Internet abrufbar sind. Daneben sollte regelmäßig evaluiert werden, wer zum berechtigen Nutzerkreis zählt und obsolete Zugriffsberechtigungen wieder entzogen werden.
__sollten externe Freigaben vorrangig über föderiertes Cloud-Sharing (innerhalb der DFN-Cloud möglich) gegeben werden.
Sollte dies nicht möglich sein;
__sollten externe Freigaben nachrangig über geteilte Links in Kombination mit Ablaufdatum und Schreibschutz gegeben werden.
_Mögliche Anmelde-Fehler können auftreten, wenn die Identifikation mit dem Server scheitert:
u.A. Ihr Token ist abgelaufen, Zugriff verweigert!
In diesem Fall muss der Vorgang nochmals, evtl. mit einem anderen Browser, wiederholt werden. Dabei sollte man den Browser-Cache leeren.
Schließen Sie den Nextcloud-Client, falls die Anwendung noch laufen sollte.
Nochmals mit dem Browser anmelden, dabei sollte die Meldung „Zugriff erlaubt“ zu sehen sein.
Manchmal hilft es auch den „Standard App“ für Web Browser zu ändern –> Chrome, Firefox, Edge
–> Win-Taste –> standard app eingeben –> bestätigen
Auf der neu geöffneten Seite dann runter scrollen und den Eintrag „Webbrowser“ anklicken und den gewünschten Browser auswählen.
Bearbeiten von freigegeben Dateien
Officedokumente müssen heruntergeladen, lokal bearbeitet und wieder hochgeladen werden.
Die Bearbeitung in der Cloud war bis zur Migration mit Collabora-Office möglich. Da diese Bearbeitung recht fehleranfällig war und immer wieder Probleme verursachte, haben wir uns zunächst entschieden, diese Möglichkeit nicht weiter zur Verfügung zu stellen.
Ausnahmen sind Plaintext-Dateien wie *.txt oder *.mb. Diese Dateien können direkt bearbeitet werden, wenn Sie entsprechend freigegeben wurden.