HWR Cloud

Simpler Datenaustausch unter Studierenden, Abgabe von Hausarbeiten, oder wissenschaftliche Kollaboration über die Grenzen der Hochschule hinaus.

Ab sofort können alle Mitarbeiter der HWR, Studierende und hauptamtlich Lehrende den Dienst in Anspruch nehmen.

Im folgenden Beitrag finden Sie Informationen zu den Themen Funktionsumfang, Verwendung auf unterschiedlichen Plattformen und Datensicherheit.

Allgemeines

Wie erhalte ich Zugang zur Cloud?

Die HWR Cloud ist über die Single Sign-On (SSO) Lösung Shibboleth angebunden. Erfahren Sie [hier] mehr darüber.

Die Anmeldung erfolgt mit ihren HWR-Zugangsdaten auf dieser Seite:  https://cloud.hwr-berlin.de

Wie kann ich meine Daten auf unterschiedlichen Plattformen synchronisieren? (NextCloud Download)
Es gibt diverse Cloud-Clients, jedoch sollte die Nextcloud-Software verwendet werden, da nur so ein fehlerfreies Anmelden mit dem Single Sign-On sichergestellt werden kann.

Wer darf meine Dateien einsehen oder bearbeiten?

Der Nutzer hat die volle Kontrolle über seine hinterlegten Daten.

Passwortgeschütze Freigaben können für gesamte Ordnerstrukturen erstellt werden, oder auf einzelne Dateien beschränkt sein.

Diese Freigaben sind entweder an Benutzer mit HWR Account geknüpft oder über einen passwortgeschützten Link für aufrufbar.

Kann ich Dokumente mit mehreren Personen gleichzeitig bearbeiten?
Die Funktion gleichzeitig am selben Dokument arbeiten zu können, wie man es aus Office 365 kennt, kann zurzeit leider nicht zur Verfügung gestellt werden.

Ausnahmen sind Plaintext-Dateien wie *.txt oder *.mb. Diese sind weiterhin direkt im Browser editierbar.

Wo sind meine Daten gehostet?
Die Daten werden DSGVO konform an der HWR Berlin gehostet.
Gibt es ein Backup meiner Daten?
Nein, der Betreiber der HWR Cloud, die HWR Berlin, erstellt keine Backups der HWR Cloud, d.h., Dokumente, die versehentlich aus der Cloud gelöscht wurden, können nicht wiederhergestellt werden.

 

How To:

Browser - Teilen von Dateien
Das Teilen ist systemweit nur mit Passwortschutz freigeschaltet!

  1. Rufen Sie die Detail-Ansicht der zu teilenden Datei auf, indem Sie das Teilen-Symbol anklicken
  2. Teilen Sie die Datei über einen passwortgeschützen Link
  3. oder teilen Sie die Datei mit anderen Teilnehmern der HWR-Cloud über die Suchfunktion (bevorzugt)
  4. Gehen Sie auf die drei Punkte neben „Link teilen“ und
  5. Bestätigen / setzen Sie zunächst das Passwort
  6. Bevorzugt setzten Sie direkt ein ausreichendes Ablaufdatum
  7. Bei Bedarf kann auch die Option „Bearbeitung erlauben“ gesetzt werden
  8. Kopieren Sie sich den Link in den Zwischenablage

Browser - Teilen von Ordnern

Das Teilen eines Ordners funktioniert wie das Teilen einer Datei, jedoch stehen 3 Bearbeitungsoptionen zur Verfügung:

  • Schreibgeschützt ►  nur lesender Zugriff auf die im Verzeichnis vorhandenen Dateien
  • Hochladen und Bearbeiten erlauben ► Dateien dürfen hochgeladen, bearbeitet und auch gelöscht werden
  • Dateien ablegen (nur Hochladen) ►  Hierbei dürfen Dateien hochgeladen werden. Die Änderung oder das Löschen ist im Anschluss nicht möglich.

Client - Nextcloud unter Windows
Sollten Sie ein HWR Gerät haben und die Software ist noch nicht installiert, dann wenden Sie sich bitte unter Angabe des Hostnames an it-hotline@hwr-berlin.de

Installation

Installieren Sie den Nextcloud Client nach den Standardvorgaben.

Starten Sie das Programm Nextcloud das erste Mal, werden Sie nach der Serveradresse gefragt. Die Adresse lautet https://cloud.hwr-berlin.de.

Der Benutzername und das Passwort entspricht Ihren HWR Zugangsdaten

Wenn Sie nicht den gesamten Inhalt synchronisieren wollen, wählen Sie die zu synchronisierenden Elemente manuell aus. Ansonsten belassen Sie alles bei den Standardvorgaben.

Wenn Sie jetzt auf Öffne lokalen Ordner klicken, öffnet sich der Windows Explorer. Zum schnellen Wiederfinden hat sich Nextcloud zu Ihren Favoriten hinzugefügt.

Tipps und Einstellungen

Um an die Einstellungen des Programms zu gelangen, klicken Sie rechts im Infobereich neben der Uhr (Systemtray) auf das Nextcloud-Symbol

und wählen Sie Einstellungen aus. Wenn Sie z.B. unter Allgemein den Haken  „Starten beim Systemstart“ setzen, läuft die Synchronisation zukünftig im Hintergrund ab.

Client - Nextcloud unter macOS

Installation

Installieren Sie den Nextcloud Client nach den Standardvorgaben.

Starten Sie das Programm Nextcloud das erste Mal, werden Sie nach der Serveradresse gefragt. Die Adresse lautet https://cloud.hwr-berlin.de.

Der Benutzername und das Passwort entspricht Ihren HWR Zugangsdaten

Wenn Sie nicht den gesamten Inhalt synchronisieren wollen, wählen Sie die zu synchronisierenden Elemente manuell aus. Ansonsten belassen Sie alles bei den Standardvorgaben.

Wenn Sie jetzt auf „Öffne lokalen Ordner“ klicken, öffnet sich der Finder. Zum schnellen Wiederfinden hat sich Nextcloud zu Ihren Favoriten hinzugefügt.

Tipps und Einstellungen

Um an die Einstellungen des Programms zu gelangen, klicken Sie in der Menüleiste auf das Nextcloud-Symbol (Kreis mit Haken) und klappen das kleine Dreiecksymbol neben Ihrem Namen aus

und wählen Einstellungen aus. Wenn Sie z.B. unter Allgemein den Haken „Starten beim Systemstart“ setzen, läuft die Synchronisation zukünftig im Hintergrund ab.

WebDAV unter Windows
Die WebDAV Funktion ist unter Windows 10 nur bedingt zu empfehlen, da diverse Änderungen an Diensten vorgenommen werden müssen, um einigermaßen fehlerfrei zu laufen und Datei-Transfers ohne das Editieren der Registry auf 50 MB beschränkt sind.  Siehe [Microsoft Dokumentation].

Für die Nutzung von WebDAV müssen Sie sich über den Browser ein Passwort generieren, welches Sie in der späteren Login-Maske an Stelle Ihres HWR-Passwortes eintragen. Der Benutzername bleibt aber gleich.

Wenn Sie sich über https://cloud.hwr-berlin.de im Webbrowser eingeloggt haben, gehen Sie oben rechts auf ihr Profil-Symbol und wählen „Einstellungen“ aus.

Daraufhin wählen Sie bitte auf der linken Seite „Sicherheit“ aus.

Dann scrollen Sie etwas runter zu Abschnitt „Geräte & Sitzungen„.

Dort gehen Sie ans Ende und klicken auf „Neues App-Passwort erstellen„. Die dort angezeigten Zugangsdaten müssen Sie dann zum Verbinden per WebDAV verwenden.

Jetzt starten Sie den Datei Explorer, und klicken Sie mit der rechten Maustaste entweder auf Netzwerk oder Computer („Dieser PC“ bei Windows 10). Wählen Sie im Kontextmenü „Netzlaufwerk verbinden.“

Unter Ordner fügen Sie die folgende Adresse ein: https://cloud.hwr-berlin.de/remote.php/dav/files/username/

Dabei ersetzen Sie bitte username durch Ihren Benutzernamen

Mit „Fertig stellen“ gelangen Sie zur Passwortabfrage.

Hier tragen Sie ihren Benutzernamen und das neu generierte „App Passwort“ ein!

Nach erfolgreichem Verbinden stehen alle Verzeichnisse über das verbundene Netzlaufwerk zur Verfügung.

WebDAV unter macOS

Für die Nutzung von WebDAV müssen Sie sich über den Browser ein Passwort generieren, welches Sie in der späteren Login-Maske an Stelle Ihres HWR-Passwortes eintragen. Der Benutzername bleibt aber gleich.

Wenn Sie sich über https://cloud.hwr-berlin.de im Webbrowser eingeloggt haben, gehen Sie oben rechts auf ihr Profil-Symbol und wählen „Einstellungen“ aus.

Daraufhin wählen Sie bitte auf der linken Seite „Sicherheit“ aus.

Dann scrollen Sie etwas runter zu Abschnitt „Geräte & Sitzungen„.

Dort gehen Sie ans Ende und klicken auf „Neues App-Passwort erstellen„. Die dort angezeigten Zugangsdaten müssen Sie dann zum Verbinden per WebDAV verwenden.

Um auf Dateien über den Mac OS X Finder zuzugreifen gehen Sie im Finder über Gehe zu ► Mit Server verbinden

Unter Serveradresse fügen Sie die folgende Adresse ein: dabei ersetzen Sie bitte username durch Ihren Benutzernamen

https://cloud.hwr-berlin.de/remote.php/dav/files/username/

Mit „Verbinden“ gelangen Sie zur Passwortabfrage.

Her geben Sie Ihren Benutzernamen und das neu generierte „App Passwort“ ein

Nach erfolgreichem Verbinden stehen im Finder alle Verzeichnisse zur Verfügung.

Tipps zur sicheren Nutzung:

  • Teilen Sie bevorzugt über die eingebaute Suchfunktion an andere Cloud-Teilnehmer, so stehen Ihre Daten nicht abrufbar im Internet – auch wenn diese passwortgeschützt sind
  • Versehen Sie Freigaben mit einem Ablaufdatum, denn diese könnten in Vergessenheit geraten
  • Freigaben auf Ordnerebene werden nach unten vererbt, wählen Sie daher die Ordnerstruktur und deren Freigaben mit Bedacht
  • Überprüfen Sie regelmäßig die Freigaben, ob diese ggf. obsolet geworden sind

Fehlerbehebung:

Anmeldefehler - Servertoken abgelaufen

Die Authentifizierung mit dem Server scheitert:  Ihr Token ist abgelaufen, Zugriff verweigert!

In diesem Fall muss der Vorgang nochmals, evtl. mit einem anderen Browser, wiederholt werden. Dabei sollten Sie den Browser-Cache leeren.

Schließen Sie den Nextcloud-Client, falls die Anwendung noch laufen sollte.

Nochmals mit dem Browser anmelden, dabei sollte die Meldung „Zugriff erlaubt“ zu sehen sein.

Manchmal hilft es auch den „Standard App“ für Web Browser zu ändern ► Chrome, Firefox, Edge

Windows-Taste ►Standard App eingeben ► bestätigen

Auf der neu geöffneten Seite dann runter scrollen und den Eintrag „Webbrowser“ anklicken und den gewünschten Browser auswählen.