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Datenschutzerklärung „Aufzeichnung der Lehre mittels BigBlueButton“


1. Name und Anschrift des Verantwortlichen

HWR Berlin
Badensche Straße 52
10825 Berlin

2. Name und Anschrift des behördlichen Datenschutzbeauftragten

HiSolutions AG
Vitali Dick (Datenschutzbeauftragter)
Bouchéstraße 12
12435 Berlin
datenschutz@hwr-berlin.de
HWR Berlin
Prof. Dr. Markus Schaal (stellv. Datenschutzbeauftragter)
Badensche Str. 50/51
10825 Berlin
datenschutz@hwr-berlin.de

3. Datenverarbeitung im Verfahren „Aufzeichnung der Lehre mittels BigBlueButton“

3.1 Zwecke der Verarbeitung

Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten erfolgt zu folgenden Zwecken:

3.2 Rechtsgrundlage für die Verarbeitung

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist die Einwilligung des Lehrenden bzw. Studierenden, deren personenbezogene Daten in der Aufzeichnung enthalten sind, in die Datenverarbeitung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Es besteht weder eine vertragliche noch eine gesetzliche Verpflichtung die Daten bereit zu stellen. Die Einwilligung ist freiwillig. Sie gilt für den Lehrenden als erteilt, wenn er nach Durchsicht des Merkblattes die Aufzeichnungsfunktion von BigBlueButton nutzt. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung bleibt bis zum Widerruf der Einwilligung unberührt.

3.3 Arten und Kategorien von personenbezogenen Daten

Wir verarbeiten zu den in 3.1 genannten Zwecken folgende Kategorien und Arten Daten vom Nutzer:

Datenkategorien Datenarten Erforderlich für
Aufzeichnungen Video-, Audio- und Textdaten die Bereitstellung der Aufzeichnung an den Studierenden und Verwendung außerhalb der Livesitzung
Rohdaten Video-, Audio- und Textdaten Die technische Realisierung der Webkonferenz

3.4 Löschfristen

Wir löschen die personenbezogenen Daten nach folgenden Fristen:

Datenkategorien Löschfrist
Aufzeichnungen 9 Monate nach Erstellung der Aufzeichnung für auf dem BBB-Server gespeicherte Aufzeichnungen mittels automatischem Löschskript
Rohdaten Direkt nach Beendigung der jeweiligen Session

Daneben werden die Daten gelöscht, sobald der Nutzer von seinem Recht zur Löschung nach Art. 13 (2) b DSGVO der Daten Gebrauch macht oder seine Einwilligung widerruft.

3.5 Ort der Verarbeitung

Das System BigBlueButton wird an der HWR Berlin betrieben. Die Datenverarbeitung erfolgt somit in Deutschland.

3.6 Empfängern der personenbezogenen Daten und Übermittlung der Daten in ein Drittland oder eine int. Organisation

Innerhalb der Hochschule (interne Empfänger) können die Aufzeichnungen vom jeweiligen Lehrenden und den zugriffsberechtigten Studierenden verarbeitet werden. Daneben verfügt die IT-Abteilung (Administratoren) zur Wartung und Fehlerbehebung einen Wartungszugang zu den Aufzeichnungen.

3.7 Profiling oder automatisierte Entscheidungen

Die HWR Berlin führt kein Profiling oder automatisierte Entscheidungen durch.

4. Allgemeines zur Datenverarbeitung

4.1 Anwendungsbereich

Diese Datenschutzerklärung gilt für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit dem Verfahren „Aufzeichnung der Onlinelehre“ an der HWR Berlin.

4.2 Umfang der Verarbeitung personenbezogener Daten

Wir verarbeiten personenbezogene Daten unserer Nutzer grundsätzlich nur, soweit dies erforderlich ist.

4.3 Rechte der von der Verarbeitung betroffenen Person

Die von der Verarbeitung betroffene Person verfügt gemäß Art. 13 – 23 DSGVO über Rechte, welche gegenüber der HWR Berlin geltend gemacht werden können. Eine Übersicht der wichtigsten Rechte ist nachfolgend aufgeführt:

4.4. Auskunftsrecht

Sie können von der HWR eine Bestätigung darüber verlangen, ob personenbezogene Daten zu Ihrer Person uns verarbeitet werden.

4.5 Ausübung der Rechte

Sie haben das Recht, Ihre datenschutzrechtliche Einwilligungserklärung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen, wobei der Widerruf die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitung nicht berührt.

Hierfür schickt der Nutzer eine E‐Mail an it-leitung@hwr-berlin.de oder per Post an HWR Berlin, Badensche Str. 52, 10825 Berlin

4.6 Beschwerderecht

Der Betroffene hat ferner das Recht sich bei einer Aufsichtsbehörde über die HWR Berlin zu beschweren. Die zuständige Aufsichtsbehörde im Land Berlin ist

Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit

Friedrichstr. 219
10969 Berlin
mailbox@datenschutz-berlin.de

4.7 Datensicherheit

Um die Sicherheit Ihrer Daten angemessen und umfassend bei der Verarbeitung und insbesondere der Übertragung zu schützen, verwenden wir, soweit erforderlich und orientiert am aktuellen Stand der Technik, entsprechende technische und organisatorische Maßnahmen zur Gewährleistung der Sicherheit Ihrer personenbezogenen Daten. Hierzu zählen insb. die Beschränkung des Zugriffs auf die Aufzeichnung per Login über den HWR-Account. Die Kommunikation des Webbrowsers mit dem Server erfolgt verschlüsselt per https.

5. Stand, Änderungen und Geltung der allgemeinen Datenschutzerklärung

Diese allgemeine Datenschutzerklärung hat den Stand 05/2020. Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung regelmäßig zu aktualisieren, um den aktuellen rechtlichen Anforderungen und technischen Änderungen Rechnung zu tragen sowie um unsere Dienstleistungen und Angebote datenschutzkonform umzusetzen. Wir informieren Sie bei wesentlichen Änderungen der rechtlichen Rahmenbedingungen. Ergeben sich Änderungen die einer erneuten Einwilligung bedürfen, werden wir eine hierauf angepasste Einwilligung und Datenschutzerklärung an Sie versenden.