E-Mails archivieren mit Outlook

E-Mails archivieren

Durch das Archivieren von E-Mails können Sie ausgewählten E-Mails oder Ordner, aus dem Postfach, auf einen
Datenträger verschieben. Dadurch können Sie wieder freien Speicher in Ihrem Postfach erhalten.

Das Archivieren von E-Mails ersetzt aber nicht das regelmäßige Löschen, von nicht mehr benötigten E-Mails.

Archivierung sollte nur bei guter Netzwerkverbindung (idealerweise im Büro über die Docking Station) durchgeführt werden. Es geht u.U. um mehrere GB und eine unstabile Verbindung könnte zu Problemen führen.




 

Öffnen Sie im Menü Datei die Seite Informationen(1)

Klicken Sie auf Tools zum Aufräumen(2) und dann auf Archivieren(3)…

 

 

 

Markieren Sie Diesen Ordner und alle Unterordner archivieren und bestimmen Sie den zu archivierenden Ordner.

 

 

 

 

Geben Sie bei Elemente archivieren, die älter sind als: das gewünschte Datum ein.

Definieren Sie den gewünschten Speicherort und Namen des Archivs.

Dieser sollte aus Sicherheitsgründen auf dem H-Laufwerk liegen.

Bestätigen Sie alles mit OK.

Ihnen wird jetzt im Outlook ein weiteres Postfach, mit dem Namen, den Sie vergeben haben, angezeigt.

Standardmäßig ist es mit Archive benannt.

 

Die Archive-Datei sollte am besten lokal (auf der Festplatte C) gespeichert werden, damit sie auch ohne Netzwerk und ggfs. auch noch VPN erreichbar ist. Dabei sollte aber auch darauf hingewiesen werden, dass diese Datei evtl. verloren gehen würde, falls der Rechner kaputt geht bzw. gestohlen wird. Deshalb unsere Empfehlung: eher aufräumen und löschen, wichtige Anhänge gesondert abspeichern, usw.

Archiv-Datei einbinden

Sollte ihnen das eingerichtete Archiv nicht angezeigt werden, muss diese oder auch andere Archiv-Dateien (PST-Datei) in Outlook manuell eingebunden werden.

Öffnen Sie im Menü Datei die Seite Öffnen und Exportieren. Wählen Sie Outlook-Datendatei öffnen

 

 

 

Wählen Sie die gewünschte E-Mailarchivdatei aus Ihrem H-Laufwerk (2) und bestätigen Sie die Eingabe mit Öffnen.

 

 

Hinweis:
Standardmäßig wird die Archivdatei unter dem folgenden Pfad gespeichert:
C:\Users\benutzername\Dokumente\Outlook-Dateien (1) Sollten Sie Ihre E-Mailarchivdatei hier finden, haben Sie den oberen Teil der Anleitung nicht richtig befolgt und Ihre E-Mailarchivdatei kann verloren gehen. 

 

 

Jetzt erscheint die Archivdatei in der Liste der
Postfächer.

Falls Sie mehrere Archivdateien haben, müssen
Sie jede Datei einzeln anhängen.

 

 

 

 

 

 

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