Nutzungsbedingungen der HWR Berlin für MS 365 / Office 365

Nutzungsbedingungen der HWR Berlin für MS 365 / Office 365 (insb. Teams)

  Nutzungsbedingungen MS Teams

  1. Die Nutzung der Aufzeichnungsfunktion von Teams bedarf der Einwilligung aller Teilnehmer. Informationen dazu gibt es hier:  Aufnahmefunktion von Teams.
  2. Teams stellt keine Plattform für den Daten- bzw. Dateiaustausch dar, sondern ist ein Kommunikationstool. Der Dateiaustausch sollte vorrangig über Netzlaufwerke oder die HWR-Cloud erfolgen.
  3. Datenminimierung / Speicherbegrenzung: Sofern ein aktiver Nutzeraccount besteht, werden
    1. Teamschatnachrichten automatisch nach 2 Jahren gelöscht.
    2. Teamsaufzeichnungen automatisch nach 2 Jahren gelöscht.

Allgemeine Nutzungsbedingungen

  1. Grundlage für die Nutzung der Dienste ist die Benutzungsordnung Hochschulrechenzentrum sowie die Geschäftsbedingungen für die Produkte und Onlinedienste von Microsoft.
  2. Es ist Microsofts Richtlinie für zulässige Verwendung zu beachten.
  3. Nicht für jede Statusgruppe sind alle MS365 / O365-Applikationen zur Nutzung genehmigt. Näheres unter dem Link
  4. Die Dienste können nicht in allen Ländern genutzt werden, insbesondere nicht in der Demokratischen Volksrepublik Korea, im Iran und in Kuba, Sudan und Syrien.
  5. Die Software und Dienste sind ausschließlich zu studiumsbezogenen bzw. dienstlichen Zwecken oder für studentische oder dienstliche Projekte einzusetzen unter Beachtung der (gesetzlichen ) Aufbewahrungsfristen.
  6. Der Einsatz zu kommerziellen oder privaten Zwecken ist in den Lizenzbestimmungen nicht vorgesehen.
  7. Es werden ausschließlich persönliche, nicht übertragbare Lizenzen bereitgestellt
  8. Private Geräte (Laptop, Tablet, Smartphone) sind nicht für die Verarbeitung dienstlicher Daten zugelassen (Viren, Malware, Schadcode). Dies gilt ebenfalls für die Nutzung von MS 365.
  9. Besondere Katregorien personenbezogener Daten (nach Art. 9 DSGVO) oder besonders sensible Informationen dürfen nicht mit MS 365 verarbeitet werden.
  10. Daten, die im Rahmen des Student Lifecycle erhoben und bearbeitet werden, sind ausschließlich über die entsprechenden Fachanwendungen (z.B. Campusmanagementsystem) zu verarbeiten. Es darf keine redundante Datenhaltung in der Microsoft-Cloud geben.
  11. Der Systembetreuer für Microsoft an der HWR Berlin sichert keine Daten aus Microsoft 365. Die Benutzerinnen und Benutzer haben eigenverantwortlich die Sicherung von in Microsoft 365 verabeiteten Dateien sicherzustellen.
  12. Soweit durch die Benutzerin oder den Benutzer mit der Software und den Diensten personenbezogene Daten anderer Personen verarbeitet werden, müssen die Vorschriften des Datenschutzes eingehalten und die Erfüllung der Informationspflichten sichergestellt werden.
  13. Werden Daten verschlüsselt gespeichert, muss der Schlüssel den Passwortvorgaben der HWR Berlin entsprechen oder gleichwertig sicher sein. Das genutzte Verschlüsselungsverfahren hat der technischen Richtlinie BSI TR-02102-1 des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik zu entsprechen.
  14. Die Benutzerin oder der Benutzer nimmt zur Kenntnis, dass:
    • die Benutzerin oder der Benutzer nur berechtigt ist, die Software und Dienste während des lizenzierten Zeitraums zu nutzen.
    • sämtliche Software gelöscht werden muss bzw. Dienste nicht weiter genutzt werden können, wenn die HWR Berlin den Vertrag kündigt oder vor Ablauf des lizenzierten Zeitraums keinen Beitritt bzw. keine Verlängerungsbestellung einreicht oder keine zeitlich unbeschränkten Lizenzen erwirbt, je nachdem welches Ereignis als erstes eintritt.
  15. Der Systembetreuer für Microsoft 365 an der HWR Berlin behält sich vor, der Benutzerin oder dem Benutzer lediglich eine Auswahl an Software und Diensten anzubieten oder einzelne Funktionen der Software und Dienste einzuschränken.
  16. Der Systembetreuer für Microsoft an der HWR Berlin kann die Nutzung einzelner Software und Dienste durch weitere Benutzungsrichtlinien zusätzlich regeln.
  17. Die Benutzerin oder der Benutzer nehmen zur Kenntnis, dass die HWR Berlin usergebundene Konfigurationen der Software und Dienste verteilt. Diese finden auf allen Geräten der Benutzerin oder Benutzer Anwendung, auf denen der Hochschul-Account eingesetzt wird. Die HWR Berlin schließt dabei im Rahmen des rechtlich Möglichen eine Haftung für Schäden oder Fehlkonfigurationen auf Privatgeräten vollständig aus.
  18. Die Verwendung der Software und Dienste unterliegt außerdem den Bestimmungen des Campus- und School-Vertrages (CASA), einschließlich, aber nicht beschränkt auf Haftungsbeschränkungen, den Ausschluss von Gewährleistungen sowie den Ausschluss von Rechtsmitteln und Ansprüchen.